國家知識產權局專利局于2010年2月10日0:00啟用新電子申請系統，停止原電子申請系統的服務，使用新電子申請系統提交的文件應符合以下格式要求。 
 
        一．Xml格式文件  
        電子申請用戶應使用電子申請離線客戶端編輯器編輯提交XML文件。  
        1. 字符集 
        編輯XML文件時，應使用GB18030字符集范圍以內的字符，不應使用自造字。 
        2. 圖片 
        XML文件引用的圖片格式應為JPG、TIF兩種格式；說明書附圖的圖號應以文字形式表示，不應包含在圖片中；外觀圖片或照片大小不應超過150mm x 220mm，其他圖片大小不應超過165mm x 245mm；圖片或照片分辨率應為72-300DPI。  
        3. 數學公式和化學公式 
        XML文件中的數學公式、化學公式，應以圖片方式提交。  
        4. 表格 
        XML文件中的N×M表格及表頭有合并單元格的表格，可以用電子申請離線客戶端編輯器編輯提交，其他表格應以圖片方式提交。  
        5. 段號和權項號 
        新申請XML文件中的說明書段號和權項號由系統自動生成。 
        申請后提交的XML格式文件說明書段號應以4位數字編號；權利要求書權項號應以阿拉伯數字編號。 
 
        二． MS-Word、PDF格式文件  
        1. 文件范圍 
        發明專利申請和實用新型專利申請的權利要求書、說明書、說明書摘要、摘要附圖、說明書附圖等，可以提交MS-Word、PDF格式文件。 
        2. 版本   MS-Word文件應為2003、2007版本的doc和docx文件；PDF文件應為符合PDFReference Version 1.3 (含)以上版本的文件。  
        3. 權限 
        MS-Word文件不應設置密碼保護、文檔保護功能。 
        PDF文件應具有打印權限，不應設置加密功能。  
        4. 字符集 
        應使用GB18030字符集范圍以內的字符，不應使用自造字。 
        5. 圖片 
        圖片大小應限定在單頁內，不應包含灰度圖和彩圖。  
        6. 版式要求 
        說明書不應添加任何形式的段落編號，文檔頁面設置應為縱向A4大小。所有文件應符合《審查指南》相關要求。  
        7. 其他要求 
        MS-Word、PDF文件中，不應含有水印、宏命令、嵌入對象、超鏈接、控件、批注、修訂模式等。 
 
        注：若需要相關XML詳細技術標準規范，請向國家知識產權局專利局初審流程管理部電子數據管理處索取。